Om fijn te kunnen samenwerken is het belangrijk dat we weten wat we van elkaar kunnen verwachten. Hieronder vind je mijn Algemene Voorwaarden en Privacyverklaring. Geen eindeloze juridische doolhoven, maar gewoon eerlijke afspraken over hoe ik met jouw ontwerp, jouw gegevens en onze planning omga.

Heb je hier vragen over? Stel ze gerust, ik leg het graag aan je uit!

Privacyverklaring | van Kira

Versie: januari 2026

van Kira

(gevestigd in Maastricht) respecteert de privacy van alle klanten en gebruikers van haar website. In deze verklaring leg ik uit welke persoonlijke gegevens ik verzamel, waarom ik dat doe en hoe ik daar zorgvuldig mee omga.

1. Welke gegevens verzamel ik?

Wanneer je gebruikmaakt van mijn diensten of contact met mij opneemt, kan ik de volgende gegevens verwerken:

• Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer en (factuur)adres.
• Projectgegevens: Titels van proefschriften, teksten voor het colofon of dankwoord, en andere inhoudelijke informatie die nodig is voor het ontwerp.
• Factuurgegevens: Bankrekeningnummer en btw-nummer (voor zakelijke klanten).

2. Waarom heb ik deze gegevens nodig?

Ik gebruik deze gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Om contact met je op te nemen over je opdracht.
• Om het ontwerp- en productieproces (zoals verzending naar de drukker) uit te voeren.
• Voor de financiële afhandeling en wettelijke administratie (belastingdienst).
• Om je, indien gewenst, op de hoogte te houden van relevante updates.

3. Hoe lang bewaar ik gegevens?

Ik bewaar je gegevens niet langer dan noodzakelijk is.

• Klantgegevens: Tot 7 jaar na afloop van onze samenwerking (vanwege de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst).
• Projectbestanden: Zoals vastgelegd in mijn Algemene Voorwaarden bewaar ik bronbestanden in principe tot 2 jaar na afronding, tenzij we anders afspreken.

4. Delen met derden

Ik deel jouw gegevens alleen met derden als dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Denk hierbij aan:

• De drukker (voor de levering van je boeken).
• Hostingpartijen (indien ik een flipbook of website voor je beheer).
• Mijn boekhoudsoftware. Ik verkoop je gegevens nooit aan andere partijen.

5. Beveiliging van gegevens

Ik neem passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Mijn computer en software zijn beveiligd met actuele wachtwoorden en beveiligingssoftware.

6. Jouw rechten

Je hebt altijd het recht om:

• Je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.
• Je toestemming voor gegevensverwerking in te trekken.
• Een kopie van je gegevens op te vragen.

Wil je gebruikmaken van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar mijn contactadres.

7. Cookies

Mijn website maakt gebruik van functionele en analytische cookies om de website goed te laten werken en het bezoekersverkeer anoniem te analyseren.

8. Contact

Mocht je vragen hebben over deze privacyverklaring of de manier waarop ik met je gegevens omga, neem dan gerust contact op:

van Kira bericht@vanKira.nl

0648644722

KVK 70832609

Mocht je vragen hebben over deze privacyverklaring of de manier waarop ik met je gegevens omga, neem dan gerust contact op:

Algemene voorwaarden | van Kira

Versie: januari 2026

1. Toepasselijkheid en offertes

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen de opdrachtgever en de ontwerper. Afspraken die afwijken van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk door beide partijen zijn vastgelegd.

1.2 Alle offertes zijn vrijblijvend en hebben een geldigheidsduur van 30 dagen. De genoemde prijzen zijn exclusief btw. Een prijsopgave geldt alleen voor de specifiek omschreven opdracht en biedt geen automatische garantie voor toekomstige opdrachten of tarieven.

1.3 De ontwerper baseert de offerte op de informatie die door de opdrachtgever is verstrekt. De opdrachtgever zorgt ervoor dat deze informatie juist en volledig is. Wanneer er tijdens de uitvoering van de opdracht onvoorziene wijzigingen optreden in de werkzaamheden, kan de prijsopgave hierop worden aangepast.

1.4 Een opdracht wordt bij voorkeur schriftelijk bevestigd. Wanneer de ontwerper op verzoek van de opdrachtgever start met de werkzaamheden zonder dat er een schriftelijke bevestiging ligt, wordt de inhoud van de offerte als overeengekomen beschouwd en zijn deze algemene voorwaarden van toepassing.

2. Uitvoering en samenwerking

2.1 De ontwerper voert de opdracht zorgvuldig en onafhankelijk uit en behartigt de belangen van de opdrachtgever naar beste weten. De ontwerper streeft naar een bruikbaar resultaat dat voldoet aan de professionele standaard die van een ontwerper verwacht mag worden. De ontwerper houdt de opdrachtgever op de hoogte van de voortgang.

2.2 De opdrachtgever doet wat redelijkerwijs nodig is om een tijdige en juiste levering mogelijk te maken. Dit betekent onder andere het tijdig aanleveren van volledige en duidelijke materialen en gegevens die nodig zijn voor het ontwerp.

2.3 Termijnen voor oplevering zijn indicatief en gelden niet als fatale termijn, tenzij dit schriftelijk uitdrukkelijk anders is afgesproken.

2.4 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, omvat de opdracht standaard twee (2) correctierondes. Extra rondes of ingrijpende wijzigingen die buiten de oorspronkelijke briefing vallen, worden op basis van het gebruikelijke uurtarief van de ontwerper als meerwerk in rekening gebracht.

2.5 Tenzij schriftelijk anders afgesproken, behoren de volgende werkzaamheden niet tot de opdracht:

• Het uitvoeren van technische tests of het aanvragen van vergunningen.
• Onderzoek naar het bestaan van intellectuele eigendomsrechten van derden (zoals auteursrechten, merkrechten of portretrechten).
• Onderzoek naar de mogelijkheid van juridische bescherming van het nieuwe ontwerp voor de opdrachtgever.

2.6 Voordat het ontwerp definitief wordt geproduceerd of openbaar gemaakt (bijvoorbeeld naar de drukker gaat), krijgen beide partijen de gelegenheid om de laatste proeven of prototypes te controleren en goed te keuren.

2.7 Na goedkeuring van de definitieve proef is de ontwerper niet langer aansprakelijk voor spel-, zet- of taalfouten in het resultaat. De verantwoordelijkheid voor de laatste controle ligt volledig bij de opdrachtgever.

2.8 Kleine afwijkingen in het eindresultaat die, gelet op de omstandigheden, van ondergeschikt belang zijn, vormen geen reden voor afkeuring, korting of ontbinding van de overeenkomst.

2.9 Klachten over de uitgevoerde werkzaamheden worden zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen tien werkdagen na afronding van de opdracht, schriftelijk aan de ontwerper gemeld. Na deze termijn wordt de opdracht als volledig aanvaard beschouwd.

3. Inschakelen van derden

3.1 Opdrachten aan externe partijen (zoals drukkers of softwareleveranciers) worden in principe door de opdrachtgever zelf verstrekt. Op verzoek kan de ontwerper optreden als tussenpersoon namens de opdrachtgever. De kosten en het risico hiervan zijn voor de opdrachtgever. Voor deze bemiddeling kunnen partijen een aanvullende vergoeding afspreken.

3.2 Als de ontwerper een schatting maakt van de kosten van derden, dan is dit altijd een indicatie. Desgewenst kan de ontwerper namens de opdrachtgever offertes opvragen.

3.3 Wanneer de ontwerper goederen of diensten van derden inkoopt op eigen naam en deze doorlevert aan de opdrachtgever (zoals specifieke softwarelicenties of hosting), dan gelden de algemene voorwaarden en garantiepalingen van die leverancier ook voor de opdrachtgever.

3.4 Wanneer de ontwerper opdrachten of instructies geeft aan productiebedrijven of andere externe partijen, zal de opdrachtgever de finale goedkeuring (zoals bedoeld in artikel 2.5) op verzoek van de ontwerper schriftelijk bevestigen.

3.5 De opdrachtgever schakelt niet zonder overleg met de ontwerper andere partijen in die invloed kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht. Samen wordt besproken welke werkzaamheden door wie worden uitgevoerd.

3.6 De ontwerper is niet aansprakelijk voor fouten of tekortkomingen van derden die door of namens de opdrachtgever zijn ingeschakeld, ook niet als de ontwerper deze partijen heeft geadviseerd. De opdrachtgever spreekt deze partijen hier zelf op aan. De ontwerper kan hierbij desgewenst ondersteuning bieden.

4. Intellectueel eigendom en eigendomsrecht

4.1 Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit de opdracht — zoals het auteursrecht en modelrecht op de ontwerpen — blijven bij de ontwerper. Dit geldt voor zowel de definitieve resultaten als voor tussenstappen en schetsen.

4.2 Als de opdrachtgever de rechten (geheel of gedeeltelijk) wil overnemen, kan dit schriftelijk worden overeengekomen. Een dergelijke overdracht vindt pas plaats nadat de volledige vergoeding voor de opdracht is betaald.

4.3 De ontwerper heeft altijd het recht om haar naam op of bij het resultaat te vermelden of te laten verwijderen. Zonder voorafgaande toestemming is het de opdrachtgever niet toegestaan het resultaat zonder naamsvermelding openbaar te maken, tenzij dit in de praktijk ongebruikelijk is.

4.4 De tijdens de opdracht gemaakte materialen en bestanden (zoals ontwerpen, schetsen, werktekeningen, illustraties en bronbestanden) blijven eigendom van de ontwerper. Dit geldt ook als deze aan de opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. De ontwerper is niet verplicht om de bronbestanden (zoals InDesign- of Photoshop-bestanden) aan de opdrachtgever te leveren, tenzij dit vooraf is afgesproken.

4.5 Na afronding van de opdracht heeft de ontwerper geen bewaarplicht met betrekking tot de gebruikte materialen of bestanden, tenzij hierover schriftelijke afspraken zijn gemaakt. De ontwerper heeft het recht om na een termijn van twee (2) jaar alle bijbehorende projectbestanden en bronmaterialen definitief uit haar archief te verwijderen.

5. Gebruik van het ontwerp

5.1 Zodra de opdrachtgever aan al zijn (betalings)verplichtingen heeft voldaan, verkrijgt hij het recht om het ontwerp te gebruiken voor het doel dat is afgesproken. Zijn er geen specifieke afspraken gemaakt over het doel? Dan mag het ontwerp alleen gebruikt worden voor de overduidelijke reden waarvoor de opdracht is gegeven (bijvoorbeeld het drukken van het proefschrift). Dit gebruiksrecht is exclusief voor de opdrachtgever, tenzij anders afgesproken.

5.2 Rusten er rechten van derden op onderdelen van het ontwerp (zoals stockfoto’s of specifieke lettertypes)? Dan maken partijen aanvullende afspraken over hoe het gebruik daarvan wordt geregeld.

5.3 De opdrachtgever mag het ontwerp niet zonder schriftelijke toestemming aanpassen, hergebruiken voor andere doeleinden of door derden laten wijzigen. De ontwerper kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden, zoals een redelijke extra vergoeding.

5.4 Bij gebruik dat niet is overeengekomen, of bij wijziging of aantasting van het ontwerp, heeft de ontwerper recht op een vergoeding. Deze vergoeding staat in redelijke verhouding tot de inbreuk op de rechten van de ontwerper, met een minimum van de werkelijk geleden schade.

5.5 Het recht op gebruik komt direct te vervallen als:

• De opdrachtgever zijn (betalings)verplichtingen niet of niet volledig nakomt;
• De opdracht voortijdig wordt stopgezet (zoals beschreven in artikel 8.1);
• De opdrachtgever faillissement aanvraagt.

5.6 De ontwerper mag het resultaat gebruiken voor haar eigen portfolio, promotie en acquisitie (zoals op haar website of social media), mits zij hierbij de belangen en eventuele vertrouwelijkheid van de opdrachtgever in acht neemt. Bij fysieke resultaten (zoals het gedrukte boek) heeft de ontwerper het recht om exemplaren in bruikleen te krijgen voor exposities of eigen promotie.

6. Honorarium en bijkomende kosten

6.1 De ontwerper heeft recht op een vergoeding (honorarium) voor de uitgevoerde opdracht. Dit kan een vast bedrag zijn, een uurtarief of een andere vooraf afgesproken vergoeding.

6.2 Naast de afgesproken vergoeding komen ook de gemaakte onkosten voor rekening van de opdrachtgever. Denk hierbij aan reiskosten, kosten voor (druk)proeven, prototypes en kosten van derden die voor de opdracht worden ingeschakeld. De ontwerper specificeert deze kosten zoveel mogelijk vooraf.

6.3 Als de ontwerper extra werk moet verrichten door omstandigheden buiten haar schuld, worden deze werkzaamheden apart in rekening gebracht op basis van haar gebruikelijke tarief. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als:

• De opdrachtgever gegevens of materialen niet tijdig, onvolledig of onduidelijk aanlevert;
• Er sprake is van een gewijzigde of onjuiste briefing;
• Externe omstandigheden dit noodzakelijk maken. De ontwerper informeert de opdrachtgever hierover vooraf, tenzij dit door de aard van de werkzaamheden niet direct mogelijk is.

6.4 Als de uitvoering van de opdracht wordt vertraagd of onderbroken door factoren waar de ontwerper geen invloed op heeft, is de opdrachtgever verplicht de eventuele extra kosten die dit met zich meebrengt te vergoeden. De ontwerper zal deze kosten uiteraard zoveel mogelijk proberen te beperken.

7. Betaling

7.1 Betalingen dienen binnen 30 dagen na de factuurdatum te worden voldaan, tenzij er schriftelijk een andere termijn is afgesproken of de factuur een andere datum vermeldt. De opdrachtgever betaalt het volledige bedrag zonder inhouding of verrekening met andere claims.

7.2 Alle geleverde ontwerpen en materialen blijven eigendom van de ontwerper totdat de opdrachtgever alle openstaande facturen van de betreffende opdracht volledig heeft betaald.

7.3 Als de betaling niet op tijd binnen is, is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. De ontwerper heeft dan het recht om de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen. De incassokosten bedragen ten minste 10% van het factuurbedrag, met een minimum van € 150,- (excl. btw).

7.4 De ontwerper factureert tijdig en is gerechtigd om in overleg met de opdrachtgever gewerkte uren of gemaakte kosten als voorschot, tussentijds of periodiek in rekening te brengen.

7.5 Als een betalingstermijn is verstreken, stuurt de ontwerper eerst een schriftelijke herinnering. Blijft betaling na 14 dagen alsnog uit? Dan heeft de ontwerper het recht om haar werkzaamheden voor de opdrachtgever direct te pauzeren (op te schorten) totdat het volledige bedrag is voldaan. De ontwerper is niet aansprakelijk voor eventuele schade die hierdoor ontstaat.

8. Beëindiging van de overeenkomst

8.1 Wanneer de opdrachtgever de overeenkomst opzegt zonder dat er sprake is van een verwijtbare fout door de ontwerper, heeft de ontwerper recht op betaling van het honorarium voor de tot dan toe verrichte werkzaamheden en de gemaakte kosten. Daarnaast heeft de ontwerper recht op een redelijke vergoeding voor de gereserveerde tijd en de nog niet uitgevoerde werkzaamheden die door de opzegging komen te vervallen.

8.2 De vergoeding als bedoeld in het vorige lid omvat in ieder geval de kosten die de ontwerper is aangegaan met derden voor de vervulling van de opdracht (zoals drukwerk of licenties), evenals een compensatie van 30% van het resterende deel van het honorarium dat de opdrachtgever bij volledige voltooiing verschuldigd zou zijn.

8.3 In afwijking van artikel 8.1 en 8.2 kan de ontwerper bij aanvang van de opdracht of na een conceptronde specifieke ‘stop-momenten’ voorstellen. Indien de opdrachtgever op zo’n moment besluit de samenwerking te beëindigen (bijvoorbeeld omdat de ontwerpstijlen onvoldoende op elkaar aansluiten), wordt er een vooraf gecommuniceerd vast bedrag in rekening gebracht voor de verrichte werkzaamheden. In dat geval vervalt de aanvullende vergoeding van 30% zoals beschreven in artikel 8.2.

8.4 Zowel de ontwerper als de opdrachtgever hebben het recht de overeenkomst direct geheel of gedeeltelijk te ontbinden wanneer de andere partij faillissement, (voorlopige) surseance of schuldsanering aanvraagt. Alle verschuldigde bedragen worden op dat moment direct opeisbaar.

8.5 Wanneer de werkzaamheden bestaan uit het herhaaldelijk verrichten van soortgelijke taken (duurovereenkomst), kan de overeenkomst worden beëindigd met een schriftelijke opzegtermijn van ten minste drie maanden. Gedurende deze termijn blijft de opdrachtgever de gebruikelijke hoeveelheid werkzaamheden afnemen, dan wel financieel compenseren.

9. Garanties en vrijwaring

9.1 De ontwerper garandeert dat het geleverde werk door haar (of namens haar) is ontworpen en dat zij volgens de Auteurswet als maker wordt beschouwd. De ontwerper verklaart dat het ontwerp, voor zover zij weet of redelijkerwijs kan weten, geen inbreuk maakt op rechten van derden en niet onrechtmatig is.

9.2 De opdrachtgever vrijwaart de ontwerper (en de door haar ingeschakelde derden) voor alle claims van buitenaf die te maken hebben met het gebruik of de toepassing van het resultaat van de opdracht. Dit betekent dat als derden een claim indienen vanwege de manier waarop de opdrachtgever het ontwerp gebruikt, de opdrachtgever de eventuele kosten en schade op zich neemt.

9.3 De garantie van de ontwerper uit artikel 9.1 blijft onverminderd van kracht. Indien de ontwerper aantoonbaar tekortschiet in deze garantie, gelden de aansprakelijkheidsregels zoals beschreven in artikel 10.

10. Aansprakelijkheid

10.1 In het geval van een fout of tekortkoming geeft de opdrachtgever de ontwerper eerst schriftelijk de kans om dit te herstellen. De ontwerper krijgt hiervoor een redelijke termijn om alsnog de afspraken na te komen, de fout te herstellen of de schade te beperken.

10.2 De ontwerper is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar door haar toedoen is ontstaan. Indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verloren gegane gegevens/bestanden of schade door bedrijfsstagnatie, is uitdrukkelijk uitgesloten.

10.3 Behalve in het geval van opzet of bewuste roekeloosheid, is de totale aansprakelijkheid van de ontwerper beperkt tot het honorarium dat voor de opdracht is afgesproken (of het specifieke deel van de opdracht waar de fout betrekking op heeft). Dit bedrag is nooit hoger dan het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van de ontwerper in dat specifieke geval uitkeert. Het bedrag waarvoor de ontwerper aansprakelijk kan worden gehouden, wordt bovendien verminderd met eventuele bedragen die door de opdrachtgever zelf zijn verzekerd.

10.4 Elke aansprakelijkheid vervalt na het verloop van twee jaar vanaf het moment dat de opdracht is afgerond, opgezegd of ontbonden.

11. Overige bepalingen en toepasselijk recht

11.1 Als de opdrachtgever eenzelfde opdracht tegelijkertijd aan een andere ontwerper wil geven, of dit al eerder heeft gedaan, stelt hij de ontwerper hiervan vooraf op de hoogte.

11.2 Het is de opdrachtgever niet toegestaan om de rechten uit de overeenkomst over te dragen aan derden zonder schriftelijke toestemming van de ontwerper.

11.3 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht van elkaar ontvangen. Dit geldt voor alle feiten en omstandigheden waarvan men kan begrijpen dat openbaarmaking schadelijk kan zijn. Ook derden die bij de opdracht worden betrokken, worden aan deze geheimhouding gebonden.

11.4 Mocht een bepaling in deze algemene voorwaarden niet langer geldig zijn of door een rechter worden vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gewoon van kracht. Partijen zullen in dat geval overleggen om een nieuwe bepaling af te spreken die qua doel en strekking zoveel mogelijk op de oude lijkt.

11.5 De titels boven de artikelen zijn bedoeld om de leesbaarheid te vergroten en hebben geen juridische inhoud.

11.6 Op alle overeenkomsten tussen de ontwerper en de opdrachtgever is het Nederlands recht van toepassing. Als er een geschil ontstaat, zullen partijen dit eerst in goed overleg proberen op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de ontwerper is gevestigd.

Een laatste persoonlijke noot Hoewel deze algemene voorwaarden noodzakelijk zijn voor een goede zakelijke basis, geloof ik bovenal in een fijne samenwerking die gebaseerd is op vertrouwen en open communicatie. Mocht je ergens over twijfelen of ergens niet uitkomen, trek dan gewoon aan de bel. We komen er samen vast uit!

Heel veel groeten, Kira